Betriebs-Software für einen Zustelldienst
Eine Software, die so arbeitet wie das Büro eines Paketzustellers mit mehreren Standorten. Aufgaben, Checklisten, Personalakten und Fuhrpark liegen in einem System statt in fünf Werkzeugen und vielen Chats.
Was der Betrieb brauchte
Das Büro organisierte sich über Planner, Monday, Excel-Listen und WhatsApp. Die Daten lagen verstreut, niemand sah, was an welchem Standort offen ist. Für vertrauliche Personaldaten gab es keinen geschützten Bereich.
Was entstanden ist
Aufgaben: Board nach Fälligkeit, wiederkehrende Aufgaben, „blockiert“ nur mit Begründung, Bilder einfach per Einfügen.
Checklisten je Standort: ein Tagesblatt zum Abhaken, mit Unterschrift abgeschlossen, dazu eine Wochenübersicht in Ampelfarben.
Personalakten: hinter eigenen Rechten, mit Fristen-Ampeln, etwa für Probezeit oder Führerschein.
Fuhrpark: Schäden mit Fahrzeugskizze und Fotos vom Handy, Wartung nach Datum oder Kilometern, Übergabe mit Vorher-Nachher.
Kommentare: mit @-Erwähnung und Mitteilungen, überall in der Software.
Was im Alltag anders ist
Änderungen erscheinen bei allen in ein bis zwei Sekunden, ohne Neuladen und ohne Speichern-Knopf. Rechte werden je Person und Bereich angehakt. Wünsche und Fehler meldet das Team direkt in der App. Wer will, arbeitet auch über einen KI-Assistenten mit der Software, zum Beispiel um Aufgaben anzulegen oder Auswertungen zu holen. Dabei gelten genau die eigenen Rechte.
Was im Hintergrund läuft
Die Software läuft auf einem eigenen Server des Kunden. Vor jedem Update laufen über tausend automatische Tests, und geht etwas schief, rollt das System selbst zurück. Jede Nacht entsteht eine verschlüsselte Sicherung auf einer zweiten Maschine, jeden Monat eine Probe-Wiederherstellung. Von außen prüft alle fünf Minuten ein Ausfall-Check, ob alles läuft.