Arbeiten3Kunstschule Prib
Statt Word-Tabellen eine eigene Schulverwaltung. Von der ersten Anfrage bis zum Vertrag steht jedes Kind in einer Akte.
Die Mal- und Zeichenschule Wladimir Prib unterrichtet seit 1997 an drei Standorten in Berlin, Kinder ab drei Jahren bis Erwachsene. Verwaltet wurde sie mit Word-Tabellen und Mails. Ich habe eine eigene Schulverwaltung gebaut, dazu eine Plattform für die Lehrkräfte.
- Anlass
- Verwaltung in Word-Tabellen und Mails
- Leistung
- Abläufe aufnehmen, Konzept, Schulverwaltung, Plattform für Lehrkräfte
- Dauer
- In Schritten seit 2024
Alle Namen und Angaben im Bild sind erfunden.
- 17
- Probestunden-Anfragen in den ersten vier Wochen, direkt in der Akte
- 2 s
- statt 40 s für die Suche in einer Schülerakte
- 3
- Standorte in einer Verwaltung
Ausgangslage
Schülerinnen und Schüler, Gruppen, Verträge und Ferienkurse standen in Word-Tabellen. Termine und Preise wurden doppelt gepflegt, einmal dort und einmal auf der Website.
Probestunden, Verträge und Rückfragen liefen über Telefon und Mail. Wo ein Kind gerade stand, wusste nur, wer alle Mails im Kopf hatte.
Wie es entstand
Die Abläufe aufschreiben. Wie kommt ein Kind von der ersten Anfrage über die Probestunde zum Vertrag? Wer vergibt Plätze im Ferienkurs, wer trägt die Anwesenheit ein? Daraus wurde die Schülerakte, die den ganzen Weg zeigt.
Die Verwaltung bauen. Probetermine, Verträge, Ferienkurse mit Warteliste. Gebaut in Schritten, jeder Schritt ging gleich in den Alltag der Schule.
Die Lehrkräfte dazuholen. Eine eigene Plattform für die Lehrkräfte: Unterrichte und Material an einem Ort, Anwesenheit und Rückmeldungen direkt aus dem Kurs.
An die Website anschließen. Anfragen von der Website landen als Akte in der Verwaltung, Kurse und freie Plätze gehen von dort auf die Website.
Anmeldungen: Jede Anfrage von der Website landet hier, mit dem nächsten Schritt daneben. Alle Namen und Angaben im Bild sind erfunden.
Anwesenheit: Die Lehrkraft hakt auf dem Handy ab, die Schulleitung sieht, wer dreimal in Folge fehlt. Alle Namen und Angaben im Bild sind erfunden.
Was die Software kann
Schulverwaltung
- Eine Akte von der Anfrage bis zur Kündigung. Anfrage, Probestunde, Mitglied, ehemalig: Ein Kind bleibt eine Akte, nichts wird von Liste zu Liste übertragen.
- Der nächste Schritt steht dabei. Jede Anmeldung zeigt, was als Nächstes zu tun ist, und färbt sich, wenn etwas liegen bleibt.
- Probestunden per Link. Die Schule schlägt bis zu vier Termine vor, die Eltern bestätigen per Link oder melden, dass keiner passt.
- Vertrag online. Eltern füllen den Vertrag über einen persönlichen Link aus und bekommen das PDF per Mail. Papierverträge liest die Software beim Hochladen aus.
- Anwesenheit auf dem Handy. Lehrkräfte haken über ihren eigenen Link ab und notieren, was in der Stunde dran war. Wer dreimal in Folge fehlt, fällt auf.
- Ferienkurse mit Platzvergabe. Anfragen von der Website werden nach freien Plätzen zugesagt, mit Zahlungsfrist. Ein Kurs lässt sich für die nächsten Ferien klonen.
- Geschwister und Rabatte. Geschwister erkennt die Software an gemeinsamen Kontakten, der Geschwisterrabatt ist ein Haken.
- Mails in eigenen Worten. Alle Mails an Eltern sind in der Verwaltung änderbar, mit persönlicher Nachricht und Vorschau vor dem Senden.
- Täglich gesichert. Automatische Sicherung jeden Tag, 30 Tage aufbewahrt, dazu eine Kopie außer Haus.
Was die Schule jetzt selbst macht
Die Schulleitung vergibt Probetermine, schließt Verträge und verteilt Plätze in den Ferienkursen, mit Warteliste, wenn ein Kurs voll ist. Die Lehrkräfte tragen Anwesenheit und Rückmeldungen selbst ein.
Ändert sich in der Verwaltung ein Kurs, steht er sofort richtig auf der Website.
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Schreiben Sie, womit Sie heute arbeiten und wo Zeit verloren geht. Ich sage Ihnen ehrlich, ob sich eigene Software lohnt.